Pengawasan, Pengendalian, dan Riset SDM (Sumber Daya Manusia)

Foto Hanya pemanis belaka, mohon maaf apabila mengganggu.

A.     Pengawasan dan Pengendalian MSDM

1.      Pengertian Pengawasan dan Pengendalian MSDM

Banyak penulis di bidang manajemen mengemukakan pandangannya tentang pengertian dari pengawasan, salah satunya Schermerhorn. Pengawasan menurut Schermerhorn seperti yang dikutip Ernie Tisnawati dan Kurniawan,  adalah suatu proses dalam menetapkan kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Sedangkan menurut Stoner, Freeman, dan Gilbert yang juga dikutip oleh Ernie Tisnawati dan Kurniawan menyataka bahwa control is the process of ensuring that actual activities conform the plannedactivities. [1]

Sedikit berbeda dengan pengertian di atas, Sadali Samsudin mendefenisikan pengawasan SDM sebagai suatu kegiatan manajemen dalam mengadakan pengamatan terhadap – sekurang-kurangnya – tujuh aspek, yaitu: (1) sumber daya manusia yang ada dalam organisasi, (2) sumber daya manusia yang benar-benar dibutuhkan organisasi, (3) pasaran sumber daya manusia yang ada dan memungkinkan, (4) kualitas sumber daya manusia yang dimiliki dan yang ada di pasaran tenaga kerja, (5) kemampuan individual dari setiap sumber daya manusia dalam organisasi, (6) upaya meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dalam organisasi, dan (7) semangat kerja sumber daya manusia, dan sebagainya.[2]

Dengan memperhatikan berbagai aspek dalam pengawasan sumber daya manusia ini, perlu adanya suatu tolok ukur atau penetapan standar minimal yang memungkinkan ketercapaian  sasaran-sasaran pada tiap aspeknya dengan baik dan terkendali. Menurut Sadali Samsudin, ketentuan standar minimal tersebut antara lain sebagai berikut:

a.       Jumlah personil yang harus ada dalam organisasi atau perusahaan yang bersangkutan untuk mencapai sasaran yang ingin dicapai.

b.      Kualitas kemampuan tenaga kerja yang bagaimana yang harus mengisi berbagai bagian dalam organisasi dengan segala jenis latar belakang pendidikannya.

c.       Sasaan apa saja pada tiap bagian yang ingin dicapai dan keterkaitan antara bagian-bagian tersebut sehingga dalam mencapai sasaran organisasi dapat dilakukan secara sistematis.

d.      Pola karier dari para karyawan dalam organisasi yang berpengaruh terhadap peningkatan prestasi kerja, dan sebagainya.[3]

Namun, perlu diingat bahwa inti dari pengawasan bukan hanya sebatas pada penilaian berkaitan dengan berjalan atau tidaknya rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.

Sementara itu, yang dimaksud dengan pengendalian manajeman adalah semua usaha perusahaan yang mencakup metode, prosedur dan strategi perusahaan yang mengacu pada efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan (organisasi), agar dipatuhinya kebijakan manjemen serta tercapainya tujuan perusahaan (organisasi). Jadi, bisa dipahami bahwa adanya pengendalian ini dalam rangka mencapai keefektifan dan keefisiensian kinerja dari organisasi yang dalam pembahasan ini berkenaan dengan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan dari organisasi. sementara itu, pengendalian dalam kaitannya dengan akuntansi didefinisikan sebagai hubungan antara prosedur dan system yang berkaitan dengan pencapaian tujuan perusahaan (organisasi).[4]

Ernie Tisnawati dan Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Pengantar Manajeman cenderung menyamakan – atau menyandingkan – antara pengawasan dengan pengendalian dari suatu organisasi dalam satu pembahasan. Artinya, pengawasan dan pengendalian adalah satu hal yang memiliki dua sisi. Di atas pun telah disebutkan bahwa adanta ditetapkannya standar minimal adalah untuk memungkinkan ketercapaian  sasaran-sasaran pada tiap aspeknya dengan baik dan terkendali. Jadi, dalam pengawasan ada pengendalian, begitu pun sebaliknya.

2.      Tujuan dari Pengawasan dan Pengendalian

Griffin menyebutkan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan ini, seperti yang dikutip Ernie Tisnawati dan Kurniawan. Keempat tujuan tersebut adalah adaptasi lingkungan, meminimalkan kegagalan, meminimalkan kegagaln, dan mengantisipasi kompleksitas dari organisasi itu sendiri.

a.      Adaptasi Lingkungan

Organisasi akan tetap solid jika organisasi tersebut dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan organisasi baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal.

b.      Meminimalisir Kegagalan

Semisal dalam suatu perusahaan. Ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi, perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin. katakanlah perusahaan memiliki target produksi 10.000 unit, maka perusahaan tersebut ingin produksi dapat menghasilkan produk sebanyak yang diinginkan perusahaan itu. Seandainya ketika bagian produksi ternyata hanya mampu menghasilkan 9000 unit yang memnuhi standar, dan 1000 unit lagi tidak memenuhi standar, maka perusahaan mengalami 1000 unit kegagalan dalam produksi, dan sudah pasti kegagalan tersebut sangat merugikan perusahaan. Oleh karena itu, dengan menjalankan pengawasan, maka tingkat kegagalan akan dapat diminimalisir.

c.       Meminumkan Biaya

Selain bertujuan untuk meminimalisir kegagalan, pengawasan juga mempunyai tujuan untuk meminimumkan biaya. Sebagaimana contoh di atas, ketika perusahaan mengalami kegagalan sebanyak 1000 unit, maka akan ada pemborosan biaya sebanyak 1000 unit yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan. Oleh jarena itu, pengawasan melalui penetapan standar tertentu dalam meminimumkan kegagalan dalam produksi misalnya, akan dapat meminimumkan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.

d.      Antisispasi Kompleksitas Organisasi

Tentunya tiap organisasi ingin selalu bergerak maju, yakni semakin berkembang. Berkembangnya suatu organisasi tentu akan membawa dampak pada semakin kompleks masalah yang akan dihadapi. Jika hal tersebut tidak diatasi, maka sudah dapat dipastikan organisasi tersebut akan terpuruk di saat kemajuan telah di depan mata. Oleh karena itu, pengawasan jelas memiliki peranan penting untuk menjamin bahwa kompleksitas tersebut dapat diantisipasi dengan baik.

3.      Pengendalian Organisasional

Menurut Ricard L. daft, terdapat tiga pengendalian yang berkaitan dengan organisasional, yaitu pengendalian umpan maju, pengendalian yang berkesinambungan, dan pengendalian umpan balik.[5]

a.       Pengendalian Umpan Maju

Pengendalian yang berusaha mengidentifikasikan dan mencegah penyimpangan-penyimpangan sebelum mereka muncul. Maksudnya, pengendalian ini berfokus pada sumber daya manusia, materi, dan keuangan yang masuk ke organiasasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa kualitas masukan cukup tinggi untuk mencegah masalah-masalah ketika organisasi melaksanakan tugas-tugasnya. Pengendalian ini juga sering disebut pengendalian preliminer atau preventif.

b.      Pengendalian yang Berkesinambungan

Pengendalian yang mengawasi aktifitas karyawan yang dilakukan terus menerus untuk memastikan mereka konsisten dengan standar-standar kinerja.

Pengendalian yang berkesinambungan juga meliputi pengendalian diri lewat individu-individu yang mengadakan pengendalian yang berskesinambungan atas perilaku mereka sendiri dikarenakan nilai dan sikap pribadi.

c.       Pengendalian Umpan Balik

Pengendalian ini juga sering disebut dengan pengendalian pascatindakan atau hasil. Pengendalian ini berfokus pada hasil-hasil organisasi khususnya, kualitas dari produk akhir atau layanan. Di Kentucky, para pengurus sekolah mengadakan pengendalian umpan balik dengan cara mengevaluasi setiap kinerja sekolah setiap tahunnya.

4.      Langkah-langkah dalam Proses Pengawasan

Dalam pengawasan, terdapat beberapa langkah-langkah yang harus ditempuh, diantaranya:

a.       Penetapan standar dan metode penilaian kinerja.

b.      Penilaian kinrja

c.       Penilaian apakah kinerja memenuhi standar atau tidak

d.      Pengambilan tidakan koreksi.[6] 

-         Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kinerja

Idealnya, tujuan yang hendak dicapai suatu organisasi sebaiknya ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan dilakukan. Terdapat tiga alasan mengapa tujuan harus jelas, yaitu: (1) sering kali tujuan terlalu bersifat umum sehingga sulit untuk dinilai saat implementasi dilakukan, (2) berdasarkan alasan pertama tersebut, sebaiknya tujuan yang ditetapkan memuat standar yang lebih jelas dinyatakan, dan (3) kejelasan dan kelengkapan tujuan memudahkan manajemen untuk melakukan komunikasi dalam organisasi, termasuk juga menentukan metode yang akan digunakan dalam mengevaluasi standar yang telah ditetapkan. Manajemen akan lebih mudah menjelaskan kepada seluruh pihak dalam organisasi jika tujuan organisasi dirumuskan dengan jelas.

-         Penilaian Kinerja

Yang dimaksud dengan penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula. Penilaian kinerja merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dan terus menerus dalam beberapa kegiatan yang hanya dapat dilihat kualitas pekerjaannya saat akhir dari kegiatan tersebut.

-         Membandingkan Kinerja dengan Standar

Secara garis besar, ada kemungkinan hasil penilaian yang diambil dari perbandingan antara kinerja dan standar, yaitu:

Ø      Kinerja > Standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja yang terbaik karena berada di atas standar yang ditetapkan.

Ø      Kinerja = Standar, artinya organisasi mencapai kinerja yang baik, namun pada tingkat yang paling minimum karena kinerjanya sama dengan standar.

Ø      Kinerja < Standar, berarti dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja yang buruk atau tidak sesuai dengan yang diharapkan karena berada di bawah standar.

-         Melakukan Tindakan Koreksi Jika Terdapat Masalah

Dari tahap sebelumnya, melalui perbandingan antara kinerja dengan standar, kita dapat memperoleh informasi dari proses pengawasan yang kita lakukan bahwa kinerja di atas standar, sama dengan standar, atau di bawah standar. Ketika kinerja di bawah standar berarti organisasi mendapatkan maslah. Oleh karena itu organisasi kemudian perlu melakukan pengendalian, yaitu dengan mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi, yaitu kinerja di bawah standar, kemudian perusahaan melakukan tindakan untuk mengoreksi masalah tersebut.

5.      Gejala-gejala yang memerlukan Pengawasan dan Pengendalian

Sebuah organisasi dituntut untuk tahu tentang masalah-masalah yang akan dihadapi. Dengan tahu, maka aka nada upaya-upaya yang akan dilakukan untuk mengatasai masalah-masalah tersebut baik itu berupa pencegahan (preventive) ataupun pemecahan masalah (problem solving). Lantas bagaimana agar dapat mengenali adanya masalah kegiatan organisasi sehingga memerlukan pengawasan dan pengendalian yang lebih intensif? Salah satunya adalah mengenali secara pasti gejala dari setiap yang dilakukan oleh organisasi.

Berkaitan dengan hal ini, Kreitner menberikan keterangan berkaitan dengan gejala yang biasanya menunjukkan perlu adanya kontrol atau pengawasan dan pengendalian perusahaan (organisasi) sebagaimana yang dikutip oleh Ernie Tisnawati dan Kurniawan:

-         Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya.

-         Penurunan kulaitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan.

-         Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya).

-         Berkurangnya kas perusahaan (organisasi).

-         Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur.

-         Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik.

-         Biaya yang melebihi anggaran.

-         Adanya penghamburan dan inefisiensi.[7]

Beberapa gejala di atas dapat membantu organiasisasi untuk mengenali bahwa terdapat masalah yang ada dalam organisasi yang perlu ditindak lanjuti.

6.      Sistem Pengawasan

Secara garis besar, Dessler mengemukakan seperti yang dikutip Ernie Tisnawati dan Kurniawan bahwa terdapat dua pendekatan dalam pengawasan, yaitu: Pertama, system pengawasan tradisional (traditional control system). Kedua, system pengawasan yang berdasarkan komitmen (commitment-based control system).[8]

Sistem Pengawasan Tradisional

Sistem pengawasan tradional adalah Sistem yang digunkan untuk mempertahankan fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standard an berbagai upaya untuk mencapai standar tersebut. umumnya, system ini melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat eksternal. Kinerja pegawai diawasi oleh atasan pegawai, dan seterusnya.

Sistem Pengawasan yang Berdasarkan Komitmen

Berbeda dengan system pengawasan tradisional yang lebih menekankan pada sisi eksternalnya, untuk pengawasan yang berdasarkan pada komitmen ini lebih ditekankan pada sisi internal dari organisasi.

Berbagai pendekatan dapat digunakan dalam sistempengawasan ini, diantaranya dengan menerapkan suatui system keyakinan tertentu dalam budaya kerja perusahaan (organisasi) atau juga melalui berbagai upaya yang “memaksa” pegawai untuk membiasakan diri dengan tanggung jawab dan instropeksi diri, diantaranya mungkin dengan pemberian kepercayaan dan wewenang dalam berbagai aktifitas. Harapan ke depan dengan pemberian kepercayaan dan wewenang tersebut akan menjadikan pegawai terbiasa untuk berinisiatif, inovatif, tanggung jawab, sekaligus juga melakukan koreksi terhadap diri sendiri atau instropeksi diri, sekiranya ada berbagai penyimpangan yang mungkin dilakukannya.

B.     Riset Sumber Daya Manusia

1.      Pengertian Riset Sumber Daya Manusia

Riset digunakan untuk memperoleh informasi yang objektif dan konstan. Informasi yang objektif dan konstan ini sangat diperlukan dalam rangka melakukan pengawasan dan pengendalian.

Riset sumber daya manusia (Human Resources Research) adalah kegiatan menghimpun dan menginvestigasi berbagai fakta yang terkait dengan berbagai masalah sumber daya manusia guna menghilangkan atau mengurangi masalah yang terjadi.[9]

Riset sumber daya manusia juga dapat diartikan sebagai semua kegiatan yang melibatkan proses perencanaan, pengumpulan, penganalisisan, dan pelaporan informasi dengan tujuan memperbaiki pembuatan keputusan yang berkaitan dengan pengidentifikasian, pemecahan masalah, dan penentuan peluang dalam SDM. Dari pengertian ini, dapat ditarik beberapa poin utama, yaitu:

a.       Terdiri atas beberapa tahap – merupakan suatu proses,

b.      Hasil akhir berupa informasi, dan

c.       Ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen SDM.

2.      Tujuan Riset Sumber Daya Manusia

Secara umum, riset sumber daya manusia bertujuan memperoleh informasi berkaitan dengan sumber daya manusia. Selain itu, tujuan riset sumber daya manusia ialah untuk mengoptimalkan pencapaian tujuan organisasional dan pribadi.[10]

Dalam riset sumber daya manusia – dan tentunya riset dalam pemahaman umum – diharapkan mampu memberikan informasi-informasi yang berkualitas, yang dapa dijadikan “kompas (alat bantu)” pengambilan keputusan. Terdapat beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk menilai bahwa informasi yang didapat merupakan informasi yang berkualitas atau tidak, diantaranya:

a.       Relevan, yang mempunyai arti bahwa informasi yang disediakan berhubungan dengan masalah penelitian SDM.

b.      Akurat, menunjukkan tingkat atau derajat ketetapan informasi yang diberikan.

c.       Reliabel, berarti informasi tersebut dapat diandalkan/ dipercayai kebenarannya.

d.      Valid, yakni informasi tersebut memiliki konsistensi.

e.       Aktual, artinya informasi masih baru atau tidak ketinggalan zaman, sehingga masih sesuai dengan konteks waktu saat keputusan akan dibuat.

f.         

3.      Teknik Riset Sumber Daya Manusia

Teknik yang biasa digunakan dalam suatu riset adalah studi kasus, survei, umpan balik, dan eksperimen.[11]

a.      Studi Kasus

Adalah investigasi sebab-sebab yang mendasari permasalahan tertentu di suatu pabrik, departeman, atau organisasi. hasil riset diterapkan hanya pada permasalahan tertentu dan tidak dapat digeneralisasikan.

b.      Survei Umpan Balik

Poin utama dari teknik ini adalah bahwa survey lebih sering menentukan gejala ketimbang penyebabnya. Umumnya alat yang digunakan dalam teknik ini adalah kuesioner survey. Di mana pertanyaan survey dapat bertipe pilihan ganda maupun jawaban berskala yang menanyakan tingkat persetujuan atau ketidaksetujuan.

c.       Eksperimen

Eksperimen adalah teknik penelitian yang membutuhkan pengubahan variabel tertentu, sedangkan variabel yang lain dipertahankan secara konstan. Metode ini menggunakan kelompok kendali dan kelompok eksperimen. Kelompok kendali (control group) akan terus berjalan sebagaimana biasanya, sedangkan variabel yang dipilih diubah untuk kelompok eksperimen 

4.      Proses Riset

Riset dapat menghasilkan informasi yang berkualitas jika dicapai dengan mengikuti proses yang logis. Proses tersebut adalah sebagai berikut:

a.      Mengenali Permasalahan

Mengenali permasalah dalam riset adalah merupakan hal yang mutlak, karena dalam riset itu sendiri untuk menguraikan masalah.

b.      Merumuskan Permasalahan      

Langkah berikutnya dalam suatu riset adalah merumuskan rumusan masalah secara jelas.  Rintangan utama yang harus diatasi adalah bahwa permasalahan – bukan gejalanya – harus ditentukan.

c.       Memilih Metode Investigasi

Metode yang digunakan tergantung pada sifat riset. Namun, sebagian besar riset sumber daya manusia menggunakan metode kasus dan survey.

d.      Menyeleksi dan Menggunakan Instrumen Riset yang Tepat

Penyeleksian instrument riset tergantung dari tujuan riset itu sendiri. Berbagai instrument kuantitatif untuk digunakan oleh periset sumber daya manusia. Para manajer tidak perlu menjadi seorang pakar dalam teori statistic untuk memanfaatkan instrument itu.

e.      Menginterpretasikan Hasil

Orang yang paling dekat dengan permasalahan harus berpartisipasi dalam menginterpretasikan hasil riset. Seandainya pihak luar saja yang mencoba untuk melakukan hal ini, maka mereka sering tiba pada kesimpulan yang aneh.

f.        Mengambil Tindakan

Langkah ini termasuk langkah yang paling sulit dalam suatu riset. Karena tidak jarang tindakan yang diambil bukan menyelesaikan masalah, justru menimbulkan masalah baru. Kendatipun demikian, manfaat riset hanya disadari apabila tindakan diambil untuk memecahkan masalah yang ada.

g.      Mengevaluasi Tindakan

Upaya riset belum bisa dikatakan tuntas, jika belum sampai pada evaluasi tindakan yang telah diambil. Evaluasi memerlukan suatu penilaian yang objektif ikhwal tindakan yang telah memecahkan masalah, dan bagaimana caranya. Revisi mungkin dibutuhkan, atau bahkan seluruh rancangan riset mungkin perlu dipikirkan kembali jika pengambilan tindakan ternyata tidak mampu atau kurang mampu menyelesaikan masalah.

---

[1] Ernie Tisnawati Sule dan Kurniawan Saefullah, Pengantar Manajemen; Edisi Pertama, (Jakarta: Kencana Prenada Media Group, 2008), h. 317

[2] Sadili Samsudin, Manajemen Sumber Daya Manusia,cet.3 (Bandung: Pustaka Setia, 2010), h. 299

[3] Ibid, h. 300

[4] Thomas Sumarsan, Sistem Pengendalian Manajemen: Konsep, Aplikasi, dan Pengukuran Kinerja,cet. 1, (Jakarta: Indeks, 2010), h. 3

[5] Richard L. Daft, Manajemen; Edisi 6 Buku 2, terj. Diana Angelica, (Jakarta: Salemba Empat,  2003), h. 526

[6] Ernie Tisnawati Sule dan Kurniawan Saefullah, Pengantar Manajemen; Edisi Pertama, (Jakarta: Kencana Prenada Media Group, 2008), h. 321

[7] Ibid, h. 326

[8] Ibid, h. 344

[9] Sadili Samsudin, Manajemen Sumber Daya Manusia,cet.3 (Bandung: Pustaka Setia, 2010), h. 300

[10] Sadili Samsudin, Manajemen Sumber Daya Manusia,cet.3 (Bandung: Pustaka Setia, 2010), h. 300

[11] Sadili Samsudin, Manajemen Sumber Daya Manusia,cet.3 (Bandung: Pustaka Setia, 2010), h. 304

Share this post